La conservazione sostitutiva a norma di legge è una procedura, regolamentata dal Codice dell’Amministrazione Digitale, che permette di attribuire valore legale ai documenti informatici e di mantenerne inalterati i requisiti probatori nel tempo permettendo inoltre, nei casi previsti dalla norma, di distruggere il documento originale cartaceo o di non effettuarne la stampa.

La conservazione a norma equipara, in termini di valore legale, i documenti elettronici/digitali a quelli cartacei e permette alle aziende, sia pubbliche che private, di risparmiare sui costi di stampa e di archiviazione e conservazione documentale cartacea. Conservare digitalmente vuol dire sostituire i documenti cartacei con quelli digitali che vengono resi immutabili e bloccati nella forma da due requisiti fondamentali: firma digitale e marca temporale.

La firma digitale è la firma elettronica forte che si applica ai documenti informatici attribuendo loro una paternità. Per firma elettronica forte si intende un tipo di firma elettronica avanzata, qualificata, digitale. La marca temporale è il servizio che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un documento informatico. L’uso congiunto della firma digitale e della marca temporale fa sì che restino inalterati nel tempo i requisiti di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti conservati.

NORMATIVA DI RIFERIMENTO

La prima normativa in materia di conservazione digitale risale al 1994, anno in cui viene stabilita la possibilità di conservare documenti su supporti di immagini a condizione però che le registrazioni potessero essere trasformate in qualunque momento in un esemplare leggibile del documento.

Oggi, la normativa è regolamentata dalla nascita del Codice dell’Amministrazione Digitale entrato in vigore nel 2013 che ha riconosciuto l’importanza del documento informatico dal momento che, con l’affermarsi sempre maggiore del digitale, le aziende sia pubbliche che private non possono prescindere dalle attività di formazione, trasmissione e conservazione di documenti amministrativi realizzati in formato elettronico. L’entrata in vigore del CAD ha accresciuto ulteriormente il valore probatorio del documento informatico sancendo che “Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 20, comma 3, che garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile. L’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria”.

Le regole tecniche del DPCM del 3/12/2013 emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale illustrano i requisiti che un sistema di conservazione deve possedere per potersi definire “a norma”, garantendo così autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici conservati.

MANUALE, FIGURE E RUOLI

L’Agenzia per l’Italia Digitale ha individuato alcuni ruoli principali nel processo di conservazione:

• produttore dei pacchetti di versamento (insieme di dati che devono essere trasmessi e conservati);
• utente abilitato;
• responsabile della conservazione.

Il produttore, una volta creato il pacchetto di documenti, si occupa della sua trasmissione al sistema di conservazione; l’utente abilitato può richiedere al sistema di conservazione l’accesso ai documenti per acquisire le informazioni di interesse nei limiti previsti dalla legge e nelle modalità previste dal manuale di conservazione.

Il manuale di conservazione è un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.

Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia. In un’azienda privata il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un dipendente interno o da soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche e archivistiche.

CONSERVAZIONE A NORMA IN SANITÀ

La conservazione sostitutiva a norma di legge per cartelle cliniche e referti medici segue lo stesso iter presentato finora.

Per quanto riguarda la conservazione a norma della Cartella Clinica, se questa è originariamente elettronica, prevede la memorizzazione dei documenti interessati su supporti idonei, l’apposizione della firma digitale da parte del responsabile della conservazione e della marca temporale atta a collegare il documento firmato a un momento certo; se è originariamente cartacea, dovrà essere prima dematerializzata, vi si dovranno apporre firma digitale e marca temporale, dopodiché dovrà essere firmata digitalmente da un notaio.

Allo stesso modo, il processo di conservazione sostitutiva a norma di legge dei referti medici prevede:

• l’apposizione della firma digitale da parte del medico refertante;
• l’apposizione della marca temporale per attribuire al documento data e ora certe e non modificabili;
• l’archiviazione e la conservazione dei referti su supporto ottico non riscrivibile o tramite l’acquisto di servizi di archiviazione sostitutiva forniti da enti accreditati AgID.

BOLLINO LEGAL DOC

L’esigenza di rendere completamente digitali documenti e immagini è sentita anche dalle strutture sanitarie che, per assolvere ai compiti di conservazione a norma possono avvalersi di soluzioni software accreditate AgID.

Bollino LEGAL DOC è un software per la conservazione sostitutiva a norma di legge accreditato AgID che permette alle strutture sanitarie di rendere completamente digitali documenti e immagini, qualsiasi sia la loro natura: clinica, fiscale, amministrativa.

Dotarsi di un software accreditato vuol dire, per le strutture sanitarie, allinearsi agli standard per garantire l’accessibilità e l’intellegibilità dei dati nel tempo; significa avere certezza del rispetto di elevati standard in termini di qualità e sicurezza e la garanzia che i documenti siano effettivamente conservati e tutelati come previsto dalla normativa vigente.

Le caratteristiche principali del software sono: semplicità, sistema accreditato AgID, espandibilità, sicurezza.

Bollino LEGAL DOC, oltre ai documenti amministrativi come fatture, consensi e documenti sulla privacy, permette di conservare anche: referti, immagini radiologiche, prescrizioni mediche, cartella clinica.

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Fonti:

-DPCM 3 dicembre 2013 definisce le “Regole tecniche per il protocollo informatico”
-DPCM 22 febbraio 2013 che stabilisce le “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali”
–IFIN Sistemi
–AgID, Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici