La conservazione sostitutiva a norma di legge (o conservazione digitale) è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico. Bollino LEGAL DOC è il software per la conservazione sostitutiva a norma di legge da scegliere per la tua struttura sanitaria.

La conservazione digitale viene definita, secondo il modello di riferimento ISO 14721 OAIS (Open Archival Information System), come “l’insieme dei principi, politiche e strategie finalizzate a prolungare l’esistenza di un documento o di una sua risorsa digitale grazie alla sua tenuta in condizioni adatte all’uso nella sua forma originale e/o in un formato persistente, che garantisce l’integrità del suo contenuto.”

L’obiettivo della conservazione a norma è quello di far sì che un documento amministrativo, un fascicolo informatico, oppure referti, immagini radiologiche, prescrizioni mediche, cartella clinica, nel caso della sanità, possano mantenere nel tempo le loro caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

Il processo di conservazione richiede l’utilizzo di strumenti e processi, atti a dare valore probatorio ai documenti:

• la firma digitale, ossia la firma elettronica forte che si applica ai documenti informatici;
• la marca temporale, ossia il servizio che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un documento informatico.

L’utilizzo congiunto della firma digitale e della marca temporale fa sì che restino inalterati nel tempo i requisiti dei documenti conservati.

Bollino LEGAL DOC permette la gestione totale del processo di conservazione digitale così come richiesto dalla legge al fine di garantire l’accessibilità ai documenti nel tempo e l’interoperabilità fra i servizi di conservazione. È un software costruito in modo da essere facilmente espandibile in caso di aumento dei volumi, ma anche facilmente limitabile in caso di diminuzione. L’intera soluzione è stata progettata per essere in grado di gestire l’elaborazione di grandi volumi di dati.

La soluzione è totalmente web-based: si accede dal proprio browser tramite delle credenziali personali e sicure, il che permette, oltre a un immediato reperimento dei documenti, lo svincolo da postazioni fisiche di lavoro e la sicurezza dei dati processati in quanto ottempera alla vigente normativa sulla privacy grazie agli innovativi algoritmi di sicurezza per la gestione delle password che devono rispettare precise caratteristiche, come la conformazione e la durata della validità. Inoltre, particolare attenzione viene posta al trattamento dei metadati classificati come dati sensibili, limitandone la visibilità agli utenti autorizzati. Ogni accesso al sistema è tracciato e consultabile a distanza di tempo, inoltre la definizione dei privilegi attivabili per ogni singolo profilo utente assicura un’operabilità della piattaforma secondo una precisa gerarchia di funzionalità, per un accesso multilivello.

La visualizzazione della documentazione medico/sanitaria è delicata, i documenti sanitari sono strettamente personali e solo i proprietari e i medici autorizzati possono visionarli. Grazie alla partnership con Ifin Sistemi, possiamo offrire alle strutture sanitarie un software specifico per la conservazione digitale come Bollino LEGAL DOC, accreditato AgID, che oltre a garantire la privacy dei pazienti, permette alle strutture sanitarie di essere sempre compliance in termini di normative in vigore.

Fonti:

–Ifin SIstemi