NSO: come funziona il Nodo Smistamento Ordini

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Il Nodo Smistamento Ordini, conosciuto come NSO, è il sistema attraverso il quale amministrazioni pubbliche e fornitori, avvalendosi o meno di soggetti intermediari, si scambiano i documenti elettronici attestanti l’ordinazione degli acquisti di beni e servizi. NSO può essere definito, al fine di comprenderne meglio la funzione, come un postino virtuale che gestisce lo scambio degli ordini di acquisto (e eventualmente di altri documenti necessari) tra clienti e fornitori. Oltre a provvedere al loro recapito, il sistema NSO è in grado di convalidare determinati aspetti dei documenti come la nomenclatura, l’unicità, l’integrità, la dimensione e il formato del messaggio, il codice identificativo del destinatario e verifica anche che i documenti trasmessi siano stati correttamente formati e che contengano tutte le informazioni necessarie al loro successivo utilizzo nelle fasi di fatturazione e pagamento.

In sanità, l’ordine elettronico via sistema NSO, è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018 ed è obbligatorio dal 1° febbraio 2020 per l’acquisto dei beni e dal 1° gennaio 2021 per i servizi. Il decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze è accompagnato da un insieme di Regole Tecniche che definiscono le modalità appunto tecniche da adottare per l’emissione e la trasmissione degli ordini, nonché le caratteristiche di struttura del sistema NSO.

Uno dei grandi vantaggi che porta l’utilizzo del sistema NSO è legato alla dematerializzazione dei documenti che, dopo il primo passo effettuato con l’obbligo della fatturazione elettronica, porta le aziende e la Pubblica Amministrazione verso la digitalizzazione di tutti i documenti, verso il loro riconoscimento legale e il successivo completo abbandono della carta. Inoltre, la procedura telematica prevista per l’utilizzo del sistema è automatica per cui permette di risparmiare tempo e risorse da impiegare in un lavoro manuale spesso soggetto a errore umano.

TIPOLOGIA DI DOCUMENTO E ATTORI DEL PROCESSO

Al fine di permettere al sistema NSO la verifica della correttezza dei documenti inviati è necessario che il documento sia redatto nel modo corretto: per documento si intende un file contenente i dati necessari per l’effettuazione della prestazione (le descrizioni dei prodotti, le quantità, i prezzi, i tempi e le modalità di esecuzione, ecc.).

Ciascun documento è incluso in un messaggio, che contiene anche la busta di trasmissione, in cui sono indicati il mittente e il destinatario del documento; le amministrazioni pubbliche, i fornitori di beni e servizi e i loro intermediari costituiscono gli attori del processo che interagiscono con NSO avvalendosi di determinate modalità di comunicazione che utilizzano, per l’invio e la ricezione dei messaggi, canali di trasmissione predefiniti.

 NSO riceve i messaggi e controlla che siano correttamente formati; se tale verifica va a buon fine, li inoltra ai rispettivi destinatari e, con apposite notifiche di sistema, informa i mittenti sull’esito della verifica e del recapito.

Gli attori del processo, in base alla situazione, possono fungere da mittente, destinatario, trasmittente e ricevente e sono indentificati in:

  • cliente o PA, ossia la Pubblica Amministrazione che acquista beni e/o servizi o un soggetto che la rappresenta;
  • fornitore o OE, ossia l’Operatore Economico che fornisce beni e/o servizi o un soggetto che lo rappresenta;
  • l’intermediario, ossia il soggetto o il sistema che gestisce per conto del cliente e/o fornitore il processo di creazione, invio, ricezione ed elaborazione dei messaggi, interamente o in parte.

All’interno del documento contenente le Linee Guida per l’effettuazione degli ordini tramite sistema NSO sono riportate anche tutte le indicazioni per la stesura corretta dei documenti.

TIPI DI ORDINI

Il documento contenente tutte le informazioni relative all’ordine che poi dovrà essere smistato dal sistema NSO può essere di quattro tipologie:

  • ordine emesso dal cliente verso il fornitore;
  • ordine pre-concordato, inviato dal fornitore alle aziende della Pubblica Amministrazione;
  • risposta, permette alla Pubblica Amministrazione di accettare, rifiutare o, eventualmente, modificare l’ordine inviato dal cliente;
  • ordine di riscontro, consente alla Pubblica Amministrazione di confermare, declinare o sostituire risposte con modifiche o ordini concordati inviati alle aziende fornitrici.

MODALITÀ DI COMUNICAZIONE E CANALI DI TRASMISSIONE

Dal punto di vista degli utenti che utilizzano il servizio, l’invio e la ricezione dei documenti verso e da NSO avviene attraverso modalità di comunicazione analoghe a quelle utilizzate per la trasmissione delle fatture elettroniche attraverso il Sistema di Interscambio (SdI): il trasmettente e il ricevente possono usare la stessa modalità di comunicazione o modalità differenti senza intaccare il funzionamento del servizio.

I canali di trasmissione e ricezione degli ordini sono i seguenti:

  • portale web, offre un’interfaccia utente disponibile via web che permette di redigere e trasmettere messaggi o, in alternativa, di caricare e trasmettere messaggi redatti autonomamente dal mittente. Essendo un applicativo disponibile esclusivamente lato utente permette solo di inviare gli ordini e ricevere risposte e ordini pre-concordati;
  • posta elettronica certificata (PEC), permette sia di inviare che di ricevere ordini. È bene specificare che nella procedura di invio dell’ordine, il mittente deve allegare il messaggio completo a un messaggio email PEC indirizzata a nso@pec.sogei.it, NSO provvede in automatico a indirizzare l’ordine al destinatario individuato in base alle informazioni contenute nel messaggio;
  • interoperabilità, consente l’interazione diretta con NSO attraverso il servizio SdICoop o il servizio SdIFtp.

CONCLUSIONI

I dati riportati dalla Ragioneria Generale dello Stato mostrano, all’ultimo rilevamento di marzo 2021, una percentuale di documenti validati tramite sistema NSO del 98,90%, percentuale molto simile a quella dei documenti trasmessi e consegnati. Il sistema è quasi completamente automatico, agli operatori viene chiesto solo di comporre i messaggi nel modo corretto per permettere a NSO di validarli e recapitarli al destinatario. I numeri mostrano che l’automazione sembra funzionare e si presenta come una grande opportunità per la gestione documentale, così com’è stato con l’avvento della fatturazione elettronica. Digitalizzare vuol dire progredire e snellire, soprattutto nell’ambito della Pubblica Amministrazione, delle procedure spesso lunghe che occupano tempo e impegnano molte risorse.

2021-05-10T09:06:34+00:00

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