Conservazione sostitutiva a norma di legge: il responsabile della conservazione

Home|Sanità, Tecnologia|Conservazione sostitutiva a norma di legge: il responsabile della conservazione
Condividi l'articolo

Il responsabile della conservazione è colui che ha l’onere di controllare che tutte le regole per la gestione documentale e l’archiviazione e la conservazione di documenti e immagini vengano rispettate.

Nell’articolo Conservazione sostitutiva a norma di legge: cos’è, come funziona, perché dotarsi di un software accreditato abbiamo parlato dell’importanza per le organizzazioni, le strutture sanitarie in particolare, di dotarsi di un software per la conservazione sostitutiva a norma di legge accreditato AgID che permetta loro di rendere completamente digitali documenti e immagini, qualsiasi sia la loro natura: clinica, fiscale, amministrativa.

Il processo di conservazione sostitutiva a norma di legge dei referti medici prevede:

  • l’apposizione della firma digitale da parte del medico refertante;
  • l’apposizione della marca temporale per attribuire al documento data e ora certe e non modificabili;
  • l’archiviazione e la conservazione dei referti tramite l’acquisto di servizi di archiviazione sostitutiva forniti da enti accreditati AgID.

Abbiamo visto che i ruoli principali nel processo di conservazione sono tre: il produttore dei pacchetti di versamento (insieme di dati che devono essere trasmessi e conservati); l’utente abilitato; il responsabile della conservazione.

Vediamo ora nello specifico qual è il ruolo del responsabile della conservazione.

Quello di responsabile della conservazione è un ruolo svolto da una persona fisica che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato. Il ruolo, può anche essere esternalizzato (in outsourcing) ma, quando la persona addetta viene selezionata all’interno delle organizzazioni stesse, è solitamente un dirigente o un funzionario che possiede idonee competenze giuridiche, informatiche e archivistiche.

Il paragrafo 4.5 delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici descrive:

  • ruolo;
  • competenze;
  • responsabilità.

Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, come accennato, e anche in questo caso deve essere in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche e archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.

In particolare, il responsabile della conservazione:

  • definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione informatica dei documenti adottato;
  • gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
  • genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
  • genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
  • effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  • effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;
  • al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
  • provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
  • predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
  • assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
  • assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
  • predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Alla luce delle responsabilità di tale ruolo è consigliabile investire in formazione laddove sia necessario acquisire nuove competenze e di rivolgersi ad aziende accreditate AgID che offrono servizi software adatti a gestire tutto il processo di conservazione.

Bollino LEGAL DOC è il nostro software accreditato AgID per l’archiviazione documentale a norma di legge e oltre ai documenti amministrativi come fatture, consensi e documenti sulla privacy, permette di conservare anche: referti, immagini radiologiche, prescrizioni mediche, cartella clinica.

Scopri Bollino LEGAL DOC

Altre news

2022-05-10T12:42:55+00:00
Torna in cima